12 Tips untuk Menjadi Customer Service Handal, Terbaru 2021,- Customer Service (CS) merupakan sebuah profesi yang melibatkan kepuasan pelanggan.
Baik itu dari segi pelayanan dan juga solusi dari sebuah masalah. Customer Service ini menjadi garda depan dalam suatu perusahaan, karena customer service ini akan selalu terhubung dengan para konsumen atau pelanggan. Semua perusahaan pasti akan menempatkan karyawan terbaik dan handal mereka untuk berada di posisi customer service, dan para konsumen pasti akan mengharapkan CS yang bisa membantu semua pertanyaan dan keluhan mereka. Tanpa kinerja dari CS ini, Para perusahaan akan mengalami kesulitan dalam memenuhi kebutuhan para pelanggan dan meningkatkan kualitas customer experience.
Walaupun begitu, menjadi seorang CS bukanlah hal yang bisa di katakan mudah. Karena kesalahan yang kecil saja bisa mempengaruhi pengalaman dari para pelanggan, dan untuk menjadi seorang CS yang baik dan bertanggung jawab, ini merupakan skill atau kemampuan yang banyak di cari oleh semua perusahaan. Maka dari itu jika anda memiliki keinginan untuk menjadi seorang CS yang handal, maka anda bisa memahami dan melakukan 12 tips berikut:
1. Bisa Berkomunikasi Dengan Baik.
Namanya juga seorang customer service pasti harus bisa berkomunikasi dengan baik di manapun itu, Anda harus bisa berbicara dengan menggunakan bahasa yang jelas, sopan dan ramah. Karena hal inilah yang sangat berpengaruh dan paling menonjol pada seorang CS. Ada sedikit tambahan yang dimana anda bukan hanya bisa berkomunikasi dengan baik namun anda harus bisa memberikan informasi maupun solusi terhadap pertanyaan dan keluhan dari para pelanggan dengan baik dan tepat.
2. Memiliki Respon Cepat.
Semu pelanggan atau konsumen pasti ingin mendapatkan respon yang cepat dari para CS, baik itu dalam mendapatkan suatu informasi atau menyampaikan suatu komplain. Jika anda bisa memberikan para CS ini respon yang cepat, ini pasti akan memberikan nilai tambah dari para konsumen, namun apa bila respon yang anda berikan ini lama atau lambat maka sudah pasti ini akan memberikan nilai kurang pada para konsumen atau pelanggan.
Mungkin anda lambat melakukan respon ini karena anda sedang melayani banyak karyawan, maka dari itu solusi agar anda tetap bisa meresponnya dan para konsumen tidak kecewa, anda bisa memohon pada para konsumen untuk menunggu dengan sabar karena masih dalam antrian, dan saat semua sudah selesai maka anda bisa memulai untuk merespon para konsumen tadi.
3. Menggunakan Bahasa Yang Sopan.
Tips ini harus anda lakukan karena semua Customer service harus memiliki skil berbahasa yang positif dan sopan, walaupun harus menyatakan hal yang bertolak belakang dengan ekspetasi para customer, namun anda harus terus belajar dan harus menggunakan bahasa yang sopan dan positif agar perkataan anda bisa di dengar dengan mudah oleh para customer.
Usahakanlah untuk mengganti kosa kata yang negatif menjadi bahasa yang terdengar positif. Hal ini agar tidak menimbulkan rasa kecewa dari para pelanggan, dan harapannya para konsumen akan memahami dan tidak berhenti untuk menggunakan produk perusahaan.
Salah satu contoh yang bisa di terapkan adalah saat adanya komplain mengenaik barang yang telah mereka beli. Jika perusahaan tidak bisa memberikan refund kepada konsumen, maka anda bisa memberikan infotmasi dengan permintaan maaf seperti:
Mengatakan, Mohon maaf kepada bapak/ibu yang terhormat, barang yang sudah bapak/ibu beli ini tidak bisa kami lakukan refund dalam bentuk uang. Namun perusahaan kami akan memberikan tawaran apabila bapak/ibu berkenan untuk membeli barang lain dan akan mendapatkan harga yang sama dari barang yang bapak/ibu komplain.
4. Menguasai produk Perusahaan.
Sebagai seorang CS Pasti harus menguasai produk yang di jual oleh perusahaan, jangan sampai anda menjadi seorang CS tidak menguasai produk yang di jual. Ini karena para pelanggan yang bertanya pasti ingin mendapatkan penjelasan yang lebih mengenai produk yang akan di beli.
Maka solusi untuk anda yang merupakan seorang CS, anda harus belajar terlebih dahulu mengenai produk yang di jual sampai sampai anda bisa menguasai produk tersebut, Supaya pelanggan yang tidak menjadi semakin bingung dengan penjelasan yang telah anda berikan.
5. Jangan Berjanji Jika Tidak Bisa Menepati.
Ini kesalahan yang tidak jarang di lakukan oleh para CS, karena ingin para pelanggannya tidak kabur mereka memberikan harapan palsu pada para pelanggan tersebut. Maka jika anda baru menjadi seorang CS ini anda jangan pernah coba-coba untuk memberikan menjanjikan hal palsu kepada para konsumen.
Ingat jangan menjanjikan layanan yang belum tentu bisa di sediakan oleh anda maupun perusahaan hanya untuk memberhentikan keluhan dari para pelanggan. Karena selain nama besar dari perusahaan akan tercoreng, repurtasi anda di hadapan manajer atau bos akan tercoreng. Maka dari itu berikan saja informasi dan layanan yang sudah pasti bisa di berikan oleh perusahaan anda.
6. Siap Menerima Komplain Dan Aduan.
Namanya juga CS pasti akan selalu menerima aduan dan komplain dari para konsumen. Hal ini sudah menjadi tugas dan risiko dari seorang CS, dan anda harus bisa menyelesaikan semua komplain dengan baik-baik sampai menemukan solusi dari komplain tersebut. Maka dari itu anda yang merupakan seorang CS haruslah siap dengan segala kondisi.
Dan Sangat tidak mungkin jika seorang CS tidak menhadapi keluhan di setiap komunikasi dengan para pelanggan, dan sngat sering seorang CS menerima amarah dari pihak konsumen yang sudah jera dengan masalah di hadapinya.
Walaupun seperti itu, aduan dari para konsumen adalah salah satu risiko kerja CS yang sudah sangat lumrah. Maka dari itu anda harus bisa berdamai dengan situasi dan risiko pekerjaan anda. Pahamilah komplain yang telah di sampaikan dan cobalah mencari sumber permasalahannya.
Jika komplain yang telah di ajukan terkait teknis, misalkan down system atau bisa juga karena policy yang diberlakukan oleh suatu perusahaan, anda bisa menyiapkan argumen yang menguatkan dan ingat untuk senantiasa menanggapi komplain dengan tenang dan kepala dingin, agar anda bisa menjawab komplain mereka dengan maksimal.
7. Jadi Pendengar Baik.
Bekerja menjadi seorang customer service anda haruslah menjadi seorang pendengar yang baik. Entah itu tentang keluhan atau pujian atas kinerja pribadi maupun perusahaan, anda harus siap untuk mendengar semua perkataan dari para konsumen dan anda harus memiliki telinga yang siap setiap saat dengan segala komplain.
Bagaimanapun hebatnya produk knowledge, menjadi seorang CS tidak akan ada gunanya jika anda tidak ingin mendengar setiap telepon yang masuk. Sikap empati sangat dibutuhkan dalam dunia CS ini. Maka dari itu, anda harus memastikan bahwa anda sudah memiliki kualifikasi tersebut sebelum daftar di bidang ini.
Memang untuk bisa bersahabat dan mengasah empati anda ini harus melakukan latihan terlebih dahulu, dan cara melatih empati ini anda bisa berinteraksi langsung dengan para konsumen. Semakin lama anda berinteraksi, maka anda bisa mendapatkan banyak informasi dan keterangan yang menarik dari hal yang di sampaikan oleh para konsumen. Jangan ppernah anda membantah apapun perkataan dari para konsumen.
8. Bisa Meyakinkan Konsumen.
Untuk melakukan tips ini, Sorang CS harus menguasai produk yang jual seperti tips yang sudah di jelaskan sebelumnya. Berkomunikasi dengan baik dan mendukungnya dengan kata-kata pemanis yang bisa menarik pelanggan agar mau melakukan transaksi penjualan.
Namun ingat, anda harus mengatakan apa yang sebenarnya di sediakan, keunggulan dan vasilitas dari produk anda. Jangan pernah anda membohongi para pelanggan karena ini akan menyusahkan anda juga nantinya. Namun tidak hanya menyudahkan anda hal ini juga akan membuat perusahaan dan profesi anda menjadi tercoreng. Keterampilan meyakinkan konsumen ini sangat penting untuk anda yang menggeluti profesi sebagai CS secara online.
9. Berikan Segala Bantuan.
Menjadi seorang CS yang baik, tentu saja anda harus memberikan bantuan kepada para konsumen. Bantuan ini tidak selalu dalam bentuk nominal uang atau hal lainyang mempunyai benefit tinggi. Terkadang bantuan yang kecil akan menjadi sangat berarti oleh para konsumen. Dan inilah gunanya anda mempelajari yang namanya empati di samping skil dan keahlian anda.
Contoh: Di suatu perusahaan ada seorang konsumen yang sedang menelpin bagian customer service ini. Customer tersebut menanyakan tentang jadwal suatu administrasi. Maka anda sebagai CS tanpa harus di minta bisa menawarkan bantuan sekaligus menghubungkan konsumen tersebut ke kepala administrasi yang dimanksud.
Walaupun hal ini terlihat kecil dan sepele, namun ini sangat membantu para konsumen dalam mendapatkan layanan dengan mudah. Maka dari itu memberikan suatu bantuan selain nilai anda meningkat ini juga akan memberikan hal yang positif pada perusahaan, sehingga konsumen akan menjadi semakin loyal pada perusahaan.
10. Memahami Segala Kebutuhan Para Pelanggan.
Tak sedikit para customer service mereka tidak bertemu langsung dengan para konsumen, dan seperti yang sudah Bukablog jelaskan tadi di tips-tips sebelumnya, banyak sekali dari para CS yang mendapatkan aduan melalui telephone atau email yang lebih mudah di akses oleh para konsumen.
Hal ini membuat kebanyakan CS mengalami kesulitan untuk benar-benar memahami kebutuhan para konsumen. Maka dari itu anda harus melatih agar diri anda bisa peka terhadap para konsumen dan anda mamou membaca tipe-tipe konsumen dengan berbagai aduan yang datang.
Apalagi aduan yang berupa email, anda harus memahami proses personalisasi teks dengan berbagai intonasi. Pelajarilah secara bertahap agar bisa lebih mudah untuk memahami keluhan konsumen tersebut.
11. Mempunyai Manajemen Waktu Yang Baik.
Di suatu saat bisa saja seorang customer service tidak mengetahui jawaban dan solusi yang ditanyakan oleh konsumen. Sebaiknya anda jangan membuat para konsumen anda menunggu terlalu lama jawaban dari anda. Namun jika anda sedang melayani konsumen lain, anda juga bisa menghubungi dan meminta kepada pihal lain yang anda rasa mampu untuk memberikan jawaban atau solusi yang baik. Dengan cara ini anda akan bisa menghemat waktu pelanggan dibandingkan menanganinya dengan sendiri dan hanya membuang waktu pelanggan jika harus menunggu anda.
Begitu juga jika perusahaan tgempat anda bekerja di bidang pelayanan jasa. Anda jangan membiarkan para konsumen anda merasa tidak tenang karena mereka menunggu pelayanan anda saat ada antrian atau jeda pelayanan yang cukup lama. Sesegera mungkin anda memberikan penjelasan dan atlernatif lain saat para konsumen sudah menunggu dengan waktu yang cukup lama.
12. Goal Oriented.
Sering sekali para petugas CS terlihat setengah hari dalam melakukan pekerjaan mereka terutaman saat melayani para pelanggan yang datang maupun melalui media telephone.
Ini bisa terjadi karena mereka tidak di berikan penjelasan dari pmpinannya mengenai hal yang ingin di capai dari deskripsi keja yang telah di berikan. Walaupun begitu, ada juga beberapa CS yang memang kurang mencintai pekerjaannya. Maka dari itu anda selaku pekerja yang berada di bagian CS ini, harus melakukan pekerjaan ini dengan baik dan tentunya dengan sepenuh hati. Untuk lebih meningkatkan performa dalam bisang CS ini, anda harus memperbanyak latihan dan interaksi yang baik dengan sepenuh hati.
Nahh, itu merupakan 12 tips untuk menjadi customer service yang Handal untuk anda yang merupakan seorang pemula dan inti dari profesi yang satu ini yaitu bersabar, bisa berkomunikasi dengan baik dan memahami produk apa yang di jual. Dengan memahami tips tersebut maka anda sangat bisa .
